Definition Betriebskostenabrechnung
Eine Heiz- und Betriebskostenabrechnung ist ein Dokument, in dem die anfallenden Kosten für den Betrieb eines Gebäudes wie Heizung, Strom, Wasser und Müllentsorgung auf die Mieter umgelegt werden.
Sie dient dazu, die tatsächlich angefallenen Kosten den Mietern in gerechter Weise in Rechnung zu stellen. Beispielsweise darf gemäß § 556 Abs. 3 BGB, der Abrechnungszeitraum maximal 12 Monate betragen.
Umlagefähige Betriebskosten
In § 2 der Betriebskostenverordnung sind 17 Kostenpositionen aufgeführt, die auf Mieter:innen umgelegt werden dürfen:
1. Laufende öffentliche Lasten (Grundsteuer, Deichabgaben, Beiträge zu Wasser- und Bodenverbänden)
2. Wasserversorgung (Wasserverbrauch, Grundgebühren, Anmietung Wasserzähler, Eichung)
3. Entwässerung (Gebühren für die öffentliche Grundstücksentwässerung, Entsorgung über Sickergrube)
4. Betrieb der zentralen Heizung (Betrieb der Zentralheizung inkl. Abgasanlage, Eichkosten, Fernwärme, Reinigung und Wartung Etagenheizungen)
5. Wassererwärmung (zentrale Wassererwärmung, Reinigung und Wartung Warmwassergeräte)
6. Verbundene Anlage zur Versorgung mit Heizung und Warmwasser (Brennstoffe, Wartung, Betriebsstrom)
7. Aufzugskosten (Wartungskosten, Betriebsstrom)
8. Straßenreinigung und Müllabfuhr
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung (Lohnkosten, Kosten Reinigungsmittel etc., Maßnahmen zur Vermeidung von Schädlingsbefall)
10. Gartenpflege (Erhaltung und Pflege)
11. Beleuchtung (Stromkosten gemeinschaftlich genutzter Flächen)
12. Schornsteinreinigung
13. Versicherungen (Wohngebäudeversicherung, Gebäudehaftpflichtversicherung, Glasversicherung)
14. Hausmeisteraufwendungen
15. Gemeinschaftsantennen und Kabelverteileranlage (mtl. Grundgebühren, Betriebs- und Wartungskosten für Antennen- und Verteileranlagen)
(NUR NOCH BIS 30.06.2024 UMLEGBAR !)
16. Einrichtung zur Wäschepflege (Betriebs- und sonstigen Kosten fürWaschmaschinen, Trockner und ähnliche Geräte)
17. Sonstige Kosten (alle nicht in den 16 vorangegangenen Punkten berücksichtigten Betriebskosten, z.B. regelmäßig anfallene Wartungskosten, welche im Mietvertrag ausdrücklich erwähnt werden)
Begriffserklärungen
Beim Ausfüllen der Checkliste werden dir einige Begriffe über den Weg laufen,
die wir hier näher erläutern:
Betriebskostenvorauszahlung
Der Vermieter bezahlt im Laufe eines Abrechnungsjahres (meist Kalenderjahr) die umlagefähigen Betriebskosten für das gesamte Mietobjekt. Von seinem Mieter erhält er hierfür, neben der Kaltmiete, den vertraglich vereinbarten mtl. Vorauszahlungsbetrag. Wichtig: Trage nur die tatsächlich gezahlten Beträge in der Checkliste ein!
Wurde hingegen die Zahlung einer Betriebskostenpauschale vereinbart, ist damit die Zahlung der umlegbaren Betriebskosten abgegolten und der Mieter erhält keine Betriebskostenabrechnung.
Mietvertrag als Fundament
Um die jährlichen Betriebskosten auf den Mieter umlegen zu können, sollte im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung verwiesen werden. So ist gewährleistet, dass der Vermieter alle Betriebskosten abrechnen kann, auch solche, die im Laufe eines Mietverhältnisses neu hinzukommen.
Alternativ ist möglich, die einzelnen Kostenpositionen, die das Mietobjekt betreffen, aufzuführen. Hier muss aber beachtet werden, dass neu hinzukommene Betriebskosten dem Mieter vor Beginn der Abrechnugsperiode mitgeteilt werden müssen.
Umlageschlüssel
Die Umlageschlüssel der einzelnen Kostenpositionen sind im Mietvertrag festgehalten. Folgende Umlageschlüssel sind möglich:
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Quadratmeter Wohnfläche (wenn keine anderer Schlüssel im Mietvertrag festgelegt wurde (§ 556a, Abs. 1 BGB)
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Verbrauch (verbrauchsabhängige Nebenkosten wie Strom, Wasser, Gas)
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Wohneinheit
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Anzahl der zum Haushalt gehörenden Personen
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Kubikmeter umbauter Raum (einzelne Wohnungen Räume mit sehr unterschiedlicher Höhe haben (Atelierwohnungen, Räume über zwei Etagen) kann dieser Schlüssel gerechter sein als die Wohnfläche)
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Miteigentumsanteile (bei einer Eigentumswohnung wird das Wohngeld nach diesem Schlüssel abgerechnet; er ist auch für die Abrechnung der Betriebskosten zulässig)
Widerspruch?
Widerspruch vermeiden und die Betriebskostenabrechnung vom Experten erstellen lassen.
Die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung stellt eine komplexe Berechnung dar, in welcher mehrere Faktoren und Bedingungen berücksichtigt werden müssen. Hinzu kommt die Einhaltung von Formrichtlinien, um etwaige Widersprüche seitens Mieter im Voraus zu vermeiden.
Es ist wichtig, dass die Betriebskostenabrechnung transparent und nachvollziehbar ist. Der Vermieter muss alle angefallenen Kosten detailliert aufführen und die Berechnung der Kosten muss nachvollziehbar sein. Auf Wunsch muss der Vermieter den Mietern auch die Belege für die angefallenen Kosten vorlegen.
Risiken
Welche Folgen hat eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung?
Formeller Fehler
Wenn Du für deinen Mieter eine Nachzahlung berechnet hast, jedoch nicht alle formellen Vorschriften eingehalten wurden, ist die Nachzahlung nicht fällig. Dir kann möglichweise ein hoher finanzieller Schaden entstehen.
Umlagefähig?
Für den Laien*in ist es häufig schwierig und undurchsichtig, ob etwaige im Jahr angefallene Kosten umlagefähig sind oder nicht. Werden nicht alle umlagefähigen Kosten an den Mieter berechnet, bleibt der Eigentümer auf den Kosten sitzen. Ein finanzieller Schaden ist die Folge.
Verständnis
Fehlt es an Deutlichkeit oder tauchen gar Fehler in der Betriebskostenabrechnung auf, kann das Ärger mit dem Mieter bedeuten. Finanzielle Angelegenheiten in einem Mietverhältnis sollten deutlich für beide Parteien verständlich geklärt sein.
Achtung. Nicht umlagefähig.
Im Rahmen der Vermietung können Nebenkosten entstehen, die nicht auf Mieter:innen umgelegt werden dürfen.
Dazu gehören u.a.:
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
- Kosten für die Verwaltung der Immobilie
- Betriebskostenanteile für leerstehende Wohnungen
- Rechtschutzversicherung, Mietausfallversicherung
- Kosten für eine Wach- und Schließgesellschaft
- nicht wiederkehrende Dachrinnenreinigung
- Bank- und Kontoführungsgebühren, Zinsen, Telefonkosten, Porto für Briefe